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金沙澳门官网4166 员工档案管理办法(试行)
时间:2017-06-01 13:02:25  来源:  编辑: 点击数:142
第一章 总 则
第一条员工档案是收集员工从高中到大学毕业学习阶段相关的个人材料,是反映员工思想品德、学习成绩及身体健康等主要情况的记录;是为学校和用人单位提供了解员工德、智、体、美等全面情况,做好奖惩工作,加强学籍管理以及择优推荐毕业生的重要依据。
第二条 员工档案管理是学校工作的重要组成部分,也是人事档案工作的组成部分之一,它是贯彻实行党的教育方针,为培养、选拔、录用人才服务的一项经常性的基础工作。
第三条员工档案工作,在学院党政管理部门的宏观管理组织协调下,由学工处、教务处和各系部档案室全面负责做好员工档案管理工作。
第四条 在员工档案管理工作中,必须贯彻实行党和国家有关档案、保密的法规和制度,严密保管,确保员工档案的连续、完整与安全。
第二章 管理职责
第五条对员工档案造册登记 ,尽可能采用现代化管理方法进行管理。
第六条妥善保管员工档案,不得造成员工档案丢失、损毁。
第七条及时收集、整理员工档案材料。
第八条办理员工档案的查阅、借用。
第九条 调查、研究和完善员工档案工作情况,制定和完善员工档案管理规章制度,逐步实现档案管理工作的科学化和现代化。
第十条办理毕业生档案转递及相关手续。
第十一条 做好员工档案的安全、保密、保护工作。
第十二条办理其它有关员工档案事项。
第三章 归档范围
第十三条 员工中学阶段档案,包括中学阶段学习成绩、毕业生登记表、健康检查、思想品德鉴定、体育达标、申请加入或已经加入中国共产党、共产主义青年团组织的材料等。
第十四条高考相关材料,如报名信息志愿表、考试诚信承诺书、体检表及其他相关资料。
第十五条大学期间的材料,包括军事技能训练课程考核表、学籍登记表、综合测评表、学习成绩单、体育达标卡、毕业生登记表、就业报到证副页。其他相关资料,如上学期间奖惩情况、团关系、党关系的有关资料等。
第四章 收集、鉴别与归档
第十六条通过各级党、团组织分别收集党、团组织档案材料。
第十七条在学院各有关部门的协助下,以各系部所管理的文件档案为基础,收集和鉴别员工在校学习期间奖惩的档案材料。
第十八条通过各系部、教务处、学工处等有关部门收集员工档案中应列入的有关反应该生学习情况的材料。
第十九条凡归档的材料,均须经过认真鉴别,属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚。姓名书写要准确,不能用曾用名,也不能写同音字。要求身份证、毕业证、毕业生就业报到通知书、学籍卡的姓名应一致,各种表格上的姓名、出生年月应一致。反映声像特征的照片要求是近照;反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。材料上必须标明系部、年级和班级,并经组织审查盖章后方能归档。
第二十条 不属于规定归档的材料,不得擅自归档,经过鉴别,可分情况处理,凡不应归档的退还形成材料的单位处理。
第二十一条 员工档案材料,须统一用十六开规格的办公用纸;如奖学金之类的表可用八开对折表格,不得用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
第五章 档案的整理
第二十二条 在新生报到时,由员工本人将档案交给本班级班主任,班主任整理完毕移交给各系部档案管理室。移交时,交接双方必须指定专人负责交接,员工档案转接单一式三份,交接人双方、学工处各留一份。并于档案转接单上交接人签字认可。
第二十三条各系部接过新生档案后,应指定专人保管,严格实行档案管理办法,规范交接手续,明确责任人,及时整理、换袋、编号、制定目录以便查找。
第二十四条 在日常员工管理工作中,有关员工奖惩等材料应随时整理归入档案。
第二十五条员工毕业前应将档案复查一次,核对袋内存放材料,如发现材料不全,档案管理者应按档案管理办法要求补齐。
第二十六条在校期间受过处分的员工,若受处分后各方面综合表现良好,其所属系部可根据其表现填写一份受处分后综合表现情况表一并存入员工档案。
第六章 档案的保管
第二十七条 根据必须保证档案安全、保密的原则以及在工作中便于查找的需要,对员工档案要严密地进行妥善保管。
第二十八条有条件的系部可成立专门档案室,并指定专人负责管理,档案室及档案柜必须坚固、适用。
第二十九条档案存放处(档案室)应保持整洁,具备防火、防晒、防潮、防蛀条件,要加强对档案的安全进行检查。
第三十条 毕业前夕应将员工在校的德、智、体主要表现和员工成绩输入计算机,留在档案室永久保存。
  第三十一条 退学、因故死亡,因病休学员工的档案应列为非在校员工档案妥善保存;休学的员工,复学后,应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。
  第三十二条 留级的员工档案,在接到教务处通知后,马上将其档案转到所留班级并上名册,将原在班级的名字注销并说明原因。
  第三十三条 员工若被学校除名,应及时将档案转入非在校生类,如有就业的,按有关规定将其档案转给有关的人事部门保管。
  第三十四条 员工在受刑事处分和劳动教养期间,其档案由各系部档案室保管,刑满释放、解除劳教,或重新就业的,档案按有关规定转入其所在单位人事部门或居住地的人才市场保管。
  第三十五条 员工出国不归、失踪、逃亡,其档案仍由各系部档案室保管。
第七章 查阅和借用
第三十六条无正当理由,任何部门和个人不得查阅或借用员工档案,不允许员工个人查阅或借用员工档案。
第三十七条 除档案管理以外的人员查阅员工档案,必须经系部党总支书记或系主任批准方可查阅。
第三十八条员工档案一般不外借,特殊情况须经系部党总支书记或系主任批准后方可办理借阅手续,阅后应按期归还。
第三十九条 查阅和借用档案必须严格履行登记手续。
第四十条 查阅档案,必须严格遵守档案保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、撤换档案材料,不得向无关人员泄露或向外公布档案内容。    
第八章 档案的转递
第四十一条 每年在毕业生离校前,各系部检查、整理员工档案材料,填写毕业生档案袋封面、装档、封袋。
第四十二条 各系部将毕业生档案整理完毕后,须用密封条将档案袋两封口处粘贴封装,档案负责人须在档案上签字或加盖本人印章。
第四十三条 各系部须制做员工就业去向花名册,连同毕业生档案一并交到学工处档案管理室。
第四十四条 学工处档案管理员须逐一核对员工基本信息,确认无误后在档案密封处加盖学院档案密封章,并按照系部提供的员工档案派遣地址,通过机要交通或派专人送取毕业生档案。
第四十五条 对于没有正式单位接收的毕业生档案,系部须向学工处提供员工户籍所在地地址,学工处将按照系部提供的地址通过机要交通或派专人统一将档案派回员工户籍所在地人才市场统一保管。
第四十六条毕业生若需自带档案,凭调档函、报到证、身份证和手续齐全的离校通知单办理档案提取手续。
第四十七条专升本等继续深造的员工凭毕业证、录取通知书和手续齐全的离校通知单办理档案转递手续。
第四十八条因特殊情况确需他人代领档案的毕业生,除提供调档函、报到证、身份证和手续齐全的离校通知单外,还应出具本人手写的委托书。代领人应持有关身份证明,并经系部党总支书记批准,方可领取被代领员工的档案。
第四十九条由于各种原因暂时无法派遣的员工档案(如资料不全、留级等),暂存放在毕业生所在系部,并由系部指定专人负责妥善保管。
第五十条 省外员工的档案,暂由学工处保管,两年内员工须持调档函、报到证、身份证和手续齐全的离校通知单办理档案转递手续
第五十一条 毕业生领取档案后,若出现档案损坏或丢失等问题由员工本人负责,学校不承担任何责任。
第五十二条 档案转寄后,收到档案的单位,须核对无误后,应在回执单上签名盖章马上退回,逾期一月未退回者,转出单位应写信催问,以防丢失。
第五十三条 档案管理人员若发生更换,必须严格做好交接档案的一切手续。未办交接手续出现工作失误的,由前任管理人员承担直接责任,各系部领导负领导责任。

本办法未尽事宜,由学工处与各系部按有关规定共同商议处理。 

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